Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

in Vollzeit (39 Stunden/Woche).

Die Handwerkskammer der Pfalz vertritt als modernes Dienstleistungsunternehmen die Interessen von rund 18.500 Mitgliedsbetrieben in der Region. Neben der Interessenvertretung des Handwerks auf politischer Ebene übernehmen wir hoheitliche Aufgaben wie u. a. das Führen der Handwerks- und Lehrlingsrolle sowie die Regelung und Überwachung der Berufsausbildung und bieten unseren Mitgliedsbetrieben ein umfassendes Beratungsangebot.

Ihre Aufgaben

• Organisation des Büros der Geschäftsführerin mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Terminkoordination sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen
  
• Betreuung der Mail- und Postbearbeitung
• Verfassen allgemeiner interner und externer Korrespondenz
  
• Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Briefen und Verträgen
• Vorbereitung, Koordination und Organisation von Besprechungen und sonstigen Terminen
• Teilnahme an Besprechungen sowie Protokollführung bei Terminen und Informationsveranstaltungen (intern und extern) und Nachbereitung dieser Termine
• Koordination des Aufstiegsbonus I
• Überprüfung der sachlich- und rechnerischen Richtigkeit von ÜLU-Kursabrechnungen
• Vorbereitung der Digitalisierung der Eingangsrechnungen und Initiierung von Genehmigungsworkflows unter Beachtung der Vollmachtenregelungen
• Betreuung der Jubilare mit Silber- und Goldenen Meisterbriefen
• Mitgliederverwaltung von Ehrenamtsträgern
• Ausstellung von Duplikaten Zeugnisse und Urkunden
  

Die Aufzählung der Aufgaben ist nicht abschließend. Die Übertragung weiterer Tätigkeiten bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, im öffentlichen Dienst oder als (Fremdsprachen-)Sekretär (m/w/d), idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene oder eine vergleichbare Qualifikation
• Freundliche und diskrete Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Selbständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Engagement und sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
  
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und eigenständige Priorisierung
  
• Stilsicherheit in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit der MS-Office-Standardsoftware
  
• Hohe Zuverlässigkeit, Flexibilität sowie ausgeprägte Teamorientierung
  

Das erwartet Sie bei uns

• Eine Vergütung nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L), EG 9a TV-L
• 30 Tage Jahresurlaub und eine Jahressonderzahlung
  
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten (Homeoffice bis zu 50 %)
  
• Betriebliche Altersversorgung (VBL) und vermögenswirksame Leistungen
• Aktives Gesundheitsmanagement und attraktive betriebliche Sozialleistungen
• Umfangreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
  
• Vielseitige Mitarbeitervorteile (u. a. Jobrad, Deutschlandticket, Corporate Benefits)
  

Informationen

Die oben genannte Stelle ist zum 01.01.2026 in Vollzeit unbefristet in unserem Berufsbildungs- und Technologiezentrum Kaiserslautern zu besetzen.

Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die fachliche und persönliche Eignung wird in einem Auswahlgespräch und ggf. einem Fachgespräch bzw. anhand einer fachpraktischen Aufgabe ermittelt.

Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bitte bis zum 18.11.2025 über unser Stellenportal unter folgendem Link: www.hwk-pfalz.de/karriere